Die richtigen Mitarbeiter mit Umantis finden

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Mitarbeiter mit Umantis finden
Jeden Arbeitstag landen durchschnittlich 12 Bewerbungen auf den Schreibtischen der Personalabteilung der VHV Gruppe. Die Daten liegen digital und auf Papier, als PDF oder TXT, als Liste oder als Fließtext vor. Die Mitarbeiter in Hannover tragen die Angaben der Bewerber manuell in Excel-Tabellen ein – zeitaufwändig und fehleranfällig. „Danach leiteten wir die Bewerbungen per Outlook an die beteiligten Führungskräfte weiter und hatten dann keine Prozesskontrolle über den Bewerbungsverlauf mehr„, beschreibt Stefan Klasen, Personalreferent der VHV Versicherungen die damalige Situation.

Wettbewerbsvorteil: Talent Management

Während Bewerber schon länger komplett digitale und standardisierte Lösungen der Job-Portalen für die Suche nutzen, ist bei etlichen Unternehmen noch viel „Handarbeit“ beim Bewerbermanagement im Spiel. Dabei ist die Suche nach den geeigneten Talenten ganz wesentlich im Wettbewerb. Beim so genannten Talent Management dreht sich alles um das Gewinnen, Identifizieren, Halten und Entwickeln von talentierten Mitarbeiten mithilfe von professionellen Werkzeugen.
Im alten System der VHV war nach der Weiterleitung per Email-Anhang beispielsweise keine Datensicherheit gewährleistet. Die Daten der Bewerber müssen vollständig gelöscht werden. Durch den Mailversand hatten sich die Unterlagen jedoch auf diversen Festplatten „verselbstständigt“. Die Personalabteilung hatte keinerlei Kontrolle mehr über die Bewerberdaten.

Die besten Kandidaten direkt einladen

Seit nunmehr vier Jahren nutzt die VHV-Gruppe in ihrer Zentrale in Hannover sowie den Außenstellen in Berlin und München eine professionelle Software für das Bewerbermanagement. Mit Umantis aus dem Hause Haufe erreichen inzwischen 97 Prozent aller Bewerbungen die Versicherung online. Dieser Wert sagt noch wenig über die Verbesserungen, doch mit der Lösung für das Talent Management kommen einheitliche Online-Bewerbungsformulare zum Einsatz. Die Daten der Bewerber lassen sich deutlich schneller vergleichen. So sind die besten Kandidaten für eine Einladung zum Vorstellungsgespräch schnell identifiziert und auch angeschrieben.
Die Experten von Haufe halfen der VHV, die mit den Marken VHV Versicherungen und Hannoversche am Markt vertreten sind, bei der Anbindung an das SAP-System als auch an das Job-Portal Step-Stone. Auf Knopfdruck lassen sich neue Stellenausschreibungen für Versicherungskaufleute, Juristen, Informatiker oder Mathematiker veröffentlichen, sobald intern das Budget für die Position freigegeben wurde.

Mitarbeiter fördern

Für die IT-Abteilung der Versicherung bedeutet Umantis keinen zusätzlichen Aufwand. Die Talent Management Software wird als SaaS (Software as a Service) angeboten. Das Programm läuft also auf den Servern von Haufe. Dort werden auch die Backups und Updates eingespielt. Inzwischen nutzen Unternehmen wie Bayer, Bühler und Haniel bis zum Auswärtigen Amt die Leistungen von Umantis. Diese hören nicht bei der Suche nach Mitarbeitern mit den richtigen Ideen auf: Das Onboarding, die Personalentwicklung samt Weiterbildung und Zielvereinbarungen können von den Personalern mit Umantis abgewickelt werden. Zu den weitern Modulen gehören passende Vergütungsmodelle sowie Nachfolgeplanungen für die wichtigsten Fach- und Führungspositionen im Unternehmen.

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